Khi bạn phải lưu một dữ liệu gì đó quan trọng trong file excel mà không muốn ai biết nó, hoặc chỉ cho một số người truy cập được file này. Lúc này một cách duy nhất, bạn chỉ có thể cố gắng cất giữ file đó cẩn thận, song đây không phải là giải pháp tốt nhất. Giải pháp tốt nhất chính là khóa file excel bằng cách đặt mật khẩu cho file excel.
Việc đặt mật khẩu cho file excel này có thể thực hiện khá đơn giản luôn. Bạn có thể đặt cho cả file, cho từng sheet hoặc cho từng workbook. Dữ liệu của bạn chỉ được mở khi người mở biết mật khẩu và nhập đúng vào thôi.
Cách thực hiện mình có hướng dẫn rất chi tiết trong bài này, bạn cứ thực hiện theo từng bước là được nhé.
Làm sao để khóa file excel – đặt mật khẩu cho file excel?
Chúng ta có thể đặt khóa file excel theo nhiều cấp độ khác nhau. Từ đơn giản cho đến phức tạp. Bạn có thể khóa theo 3 phương pháp với mục đích khác nhau gồm.
Protect an Excel File
Đây là một phương pháp giúp bảo vệ một file excel. Theo đó người dùng khi mở file excel sẽ yêu cầu một mật khẩu hoặc có thể chỉ được xem, không được phép chỉnh sửa bất kỳ một dữ liệu gì trong file.
Protect Workbook
Bảo vệ cấu trúc trong workbook của bạn. Có nghĩa nhiều sheet được tạo ra trong file và liên hệ với nhau gọi là workbook. Do đó có thể ngăn cho người khác tự thêm sửa xóa trên sheet. Bởi vì nếu sửa cấu trúc có thể làm thay đổi dẫn đến ô khác cũng đổi theo.
Protect Sheet
Bảo vệ không cho người dùng có thể edit, thêm hay xóa dữ liệu bên trong một sheet. Như vậy bạn có thể khóa một vài tính năng trong sheet mà bạn muốn, nhưng sheet khác sẽ không bị ảnh hưởng gì cả.
Macro VBA
Chúng ta cũng có thể sử dụng lập trình VBA trong excel để thiết lập khóa file một cách đơn giản. Tuy nhiên, không có gì có thể an toàn tuyệt đối cả, chỉ là một cách để bạn có thể tự bảo vệ tốt hơn file excel của mình.
Cách khóa file excel bằng Protect an Excel File
Kể từ bộ Office 2017, bạn có thể dễ dàng đặt mật khẩu cho file excel đơn giản trước khi Save file.
Bước 1. Các bạn chọn phím F12 hoặc có thể chọn File > Save As. Sau đó bạn chú ý đến công cụ Tools dưới hình.
Bước 2. Bạn tiếp tục chọn Tools > General Options…
Tiếp theo bạn chú ý đến mục Password to open (đặt mật khẩu để mở file excel) và Password to modify (đặt mật khẩu để chỉnh sửa file excel). Chọn khi chọn vào Read-only recommended có nghĩa là một cảnh báo chỉ cho người dùng đọc file. Sau đó bạn điền mật khẩu và nhấp OK là được.
Cách khóa file excel bằng Protect Workbook
Bạn chỉ cần bảo vệ cấu trúc workbook của file excel mà không muốn khóa file excel thì có thể sử dụng phương pháp này. Đầu tiên trong tab Review bạn sẽ thấy có mục là Protect Workbook. Bạn hãy nhấp chuột vào mục này để thiết lập không cho sửa, xóa hay thêm sheet.
Tiếp theo bạn nhập mật khẩu vào, sau đó chọn OK là xong
Sau khi đã xong rồi, khi vào tab sheet bạn sẽ thấy một vài tính năng đã bị sẫm màu, có nghĩa là tính năng đã bị khóa rồi.
Cách này cũng khá đơn giản để áp dụng phải không nào.
Cách khóa file excel bằng Protect Sheet
Cách này cũng khá đơn giản luôn, bạn có thể thực hiện như sau. Chức năng này nằm ở trong tab Review luôn nhé các bạn. Bạn chọn vào Protect Sheet. Sau đó bạn truy cập vào đó sẽ có một hộp thoại hiện lên như hình dưới
Tiếp theo có rất nhiều tính năng khác nhau cho bạn có thể lựa chọn. Trong khung nhập mật khẩu, bạn hãy nhập mật khẩu cho sheet mà mình muốn bảo vệ. Việc này giúp ngăn cho người khác không chỉnh sửa được sheet này. Trừ khi họ có mật khẩu.
Hai ô vuông có đánh sẵn dấu có nghĩa bạn sẽ khóa những ô trên sheet và những ô không khóa. Ở đây trước khi chọn Protect Sheet bạn bôi đen ô chọn là sẽ chỉnh được phần này.
Để có thể tùy chỉnh được rõ hơn các thông số ô này, bạn quét một khối ô rồi chọn phải chuột, sau đó chọn vào Format cells > Protection. Lúc này bạn bỏ ô Locked đi thì sẽ không còn khóa nữa nhé.
Như vậy là việc để bạn có thể khóa file excel là khá đơn giản. Ở đây mình sẽ không nói về Macro VBA bởi vì cái này thiên sang hướng lập trình hơn nên mình không muốn bỏ vào phần này. Những cách trên đã giúp cho bạn bảo vệ được file của mình rất tốt rồi.
Lưu ý là nếu quên mật khẩu, bạn sẽ không có cách nào để có thể lấy lại hoặc chỉnh sửa lại đâu nhé. Vì vậy bạn hãy đảm bảo mình đặt mật khẩu dễ nhớ, đồng thời bạn cũng phải lưu ý rằng nên backup những file này trước khi có ý định muốn đặt mật khẩu để gửi đi cho người khác.
Trên đây là toàn bộ thông tin hướng dẫn cách khóa file excel – đặt mật khẩu file excel bằng 3 mục đích khác nhau. Nếu bạn nào trong quá trình thực hiện có lỗi xảy ra thì vui lòng liên hệ mình bằng cách Comment vào dưới bài viết này nhé. Đừng quên chia sẻ bài viết và theo dõi Ngoalongtruyen để xem thêm nhiều bài viết nữa nhé.
