Excel là một trong những ứng dụng văn phòng được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Excel giúp bạn có thể tổng hợp tính toán số liệu nhanh chóng và đơn giản một cách tự động. Thông thường thì chúng ta thường sử dụng Excel với dung lượng khá thấp. Tuy nhiên trong trường hợp số liệu tăng lên hàng năm trời hoặc số lượng sản phẩm hay thống kê quá lớn thì dung lượng của file Excel cũng sẽ tăng cao. Chính vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi hướng dẫn bạn cách giảm dung lượng file Excel dễ dàng nhất.
File Excel trong trường hợp có dung lượng quá lớn có thể chiếm phần lớn tài nguyên lưu trữ trên ổ cứng của bạn. Ngoài ra, một file excel lớn có thể khiến thời gian mở file tăng lên đáng kể. Bạn có thể sẽ phải chờ đợi để file được mở lên hoàn tất.
Cách giảm dung lượng file Excel bằng cách bỏ Object
Object là một cách đơn giản nhất để giúp giảm dung lượng file Excel. Object được hiểu là các hình Shape, các biểu tượng, các biểu đồ mà bạn chèn trong file Excel của mình. Hoặc đó có thể là một file hình đã được insert vào file Excel của bạn.
Ngoài ra, việc copy một nội dung nào đó dán vào file Excel cũng có thể vô tình tạo ra nhiều object (mà đôi lúc chính bạn cũng không nhìn ra được những nội dung này). Do đó, đây là một nguyên nhân có thể khiến cho file Excel của bạn trở nên “to lớn” bất thường.
Để thực hiện xóa object trong Excel, bạn có thể thực hiện theo nhiều phương pháp khác nhau. Dưới đây mình hướng dẫn chi tiết bạn cách giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa bỏ object:
- Bước 1: Trong file Excel, bạn chọn vào 1 object bất kỳ, sau đó nhấn vào phím F5, tiếp theo hộp thoại Go to sẽ xuất hiện.
- Bước 2: Bạn chọn vào nút Specials, tiếp theo bạn chọn vào dấu chấm tròn Objects và sau đó nhấn vào nút OK để hoàn tất.
- Bước 3: Bạn nhấn vào phím Delete để xóa tất cả các Object đã chọn
Trong trường hợp bạn muốn giữ lại biểu đồ, bạn có thể nhấn giữ phím Shift rồi sau đó click chuột vào trong biểu đồ để bỏ chọn nó đi.
Giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa Data Link
Data Link thức là những thông tin liên kết các ô, các công thức lại với nhau. Đặc biệt, việc lấy dữ liệu file khác và hiển thị lên dữ liệu của file này có thể khiến cho file hiện tại bị tăng dung lượng cao. Do đó, nếu thật sự không cần thiết thì bạn không nên link dữ liệu. Chúng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hàng loạt các chỗ khác nhau.
Để xóa được các Data Link trong excel này, bạn có thể thực hiện theo phương pháp sau:
- Bước 1: Bạn nhấn chuột chọn vào tab Data, tiếp theo bạn chọn vào trong Edit Links.
- Bước 2: Khi một hộp thoại xuất hiện thì nó sẽ show tất cả những liên kết của file khác đến file đang hiện hành. Nếu liên kết nào thật sự không cần thiết, bạn hãy xóa nó đi nhé.
- Bước 3: Bạn nhấn vào nút Break Link để xóa đi.
Giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa Named Range
Named Range được hiểu như là các dữ liệu tồn đọng khi bạn thực hiện sao chép dữ liệu. Do đó, để tẩy sạch những Named Range giúp cho máy tính của bạn nhanh hơn, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau:
- Bước 1: Bạn hãy chọn vào Filter, tiếp theo bạn chọn vào Names with Errors. Khi đó bạn sẽ lọc ra được những Names bị lỗi.
- Bước 2: Bạn chọn vào trong name đầu tiên, sau đó nhấn giữ Shift rồi sau đó kéo chuột đến name cuối cùng rồi chọn.
- Bước 3: Bạn nhấn nút Delete trên bàn phím để xóa tất cả chúng đi.
Hướng dẫn cách giảm dung lượng của File Excel bằng xóa Styles
Style là một trong những thứ có thể được kế thừa từ những thông tin mà bạn sao chép dữ liệu. Vì vậy bạn có thể xóa bỏ chúng đi để file Excel của bạn nhẹ hơn nhé.
Để thực hiện bạn vui lòng thực hiện theo những cách sau đây:
- Đầu tiên chọn vào từng style rồi nhấn phải chuột chọn Delete
- Cách thứ hai là bạn có thể vào Home, chọn Cell Styles và xóa những thứ không cần thiết đi.
Trường hợp file của bạn có quá nhiều style thì có thể cân nhắc sử dụng một add-in nhé. Đó là một Add-in Remove Style được MS cung cấp luôn. Bạn có thể truy cập link sau để cài đặt nhé:
Remove Styles
Sau khi tải về thì bạn cài đặt add-in này vào. Hãy tắt Excel trước khi cài đặt vào nhé. Tiếp theo là bạn truy cập vào tab Home sẽ thấy mục Remove Styles luôn nhé.
Giảm dung lượng file Excel bằng Binary Workbook
Đây cũng là một cách giúp bạn tối giản hóa dữ liệu Excel, từ đó giúp giảm dung lượng của file hiệu quả nhất. Bạn thực hiện bằng cách lưu file lại với dạng Microsoft Exel Binary Workbook (.xlsb). Như vậy file Excel của bạn sẽ được giảm một lượng lớn dung lượng nhé.
Như vậy trên đây là toàn bộ thông tin mà mình đã chia sẻ đến bạn. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn dễ dàng giảm dung lượng file Excel của mình. Nếu vẫn chưa thực hiện được hãy Comment để mình hỗ trợ nhé. Đừng quên chia sẻ bài viết và theo dõi Ngọa Long Truyện để cập nhật thêm nhiều mẹo hữu ích khác nhé. Chúc bạn thực hiện thành công.
